「月島テクノメンテサービス発足当初からITを活用し、電子化に取り組んできました」と当時を振り返る上野勇氏。

--月島テクノメンテサービス（以下：TTMS）の電子化への取り組みはいつからでしょうか？

上野氏（以下敬称略）：発足当初からです。
当社が抱える数多くの案件を効率的に遂行し、また管理するための答えとして、社内データや納品データの電子化は自明でした。そこでまず、電子媒体による業務フローを明確にイメージしました。
次に、イメージマッチしたソフトの選定、導入、運用を行い、今では独自システムの開発など、我々”ITシステム部”を中心に他部門と協力し、推進しています。

--TTMSにおける”ITシステム部”の役割を教えて下さい。

上野：当初は電子化をキーワードに、運転管理や補修工事の情報の共有化を目指し、”ITシステム室”として存在していました。要するにエンジニアリング本部の一部門に過ぎなかったのです。
ただ、社内の電子化が進むにつれてシステムインフラなど、管理業務が多くなってきました。そして、今期より”ITシステム部”としてスタートしています。
具体的な業務としては社内のIT化をコンセプトに、設備管理用ツールの開発や、「蔵衛門御用達」などのソフトの導入運用も進めています。

「デジタルになる前も経験していますが今は時間も短縮されて効率がよくなりましたね」と語る大塚晃司氏。

--「蔵衛門御用達」を導入した決め手を教えて下さい。

今井氏（以下敬称略）：　CALSに対応した工事写真ソフトの導入を検討していたときに「蔵衛門御用達ver.2」を使用していた部門がありました。そこでの評判がよかったので試してみたのが始まりです。
補修工事では補修前・補修後の写真を台帳にしてお客様に提出するのですが、その際のフォーマット、従来の写真台帳のように出力できることと、文字の入力のしやすさというのがありました。※解説1

--写真台帳を電子化した際のメリットはどのようなものでしょうか？

大塚氏（以下敬称略）：以前は台帳を作成する際に写真をプリントに出し、文字も手書きでした。従って膨大な時間と労力を必要とします。また、アナログな手法でまとめた台帳をカラーコピーするにはコストも時間もかかるので、なかなか控えを残しておくことができなかったのです。※解説2
「蔵衛門御用達」で写真台帳を管理することによりお客様に印刷物を提出しても電子化したCDを控えとして残しておけるようになったことは大きかったです。
控えとしてあるだけではなく、新しく作業をする監督者が前任者による写真台帳を参考にしながら作業を進めていけるようになりました。
また、お客様や協力業者とのデータのやり取りのしやすさもメリットのひとつです。

--お客様や協力業者とはどのようにデータを受け渡しされているのでしょうか。

大塚：お客様へは「蔵衛門御用達」で作成した写真台帳を【台帳印刷機能】によって出力した物理ファイルと、【ビューワ出力機能】によって出力したCDを提出しています。
また、協力業者から工事写真データをもらう際、以前は画像のみの受け渡しでした。ただ、現在は「蔵衛門御用達」をご利用いただき、【アルバム出力機能】や【本棚出力機能】で出力したデータをCDで納品してもらいます。
画像だけでは必要な情報を探すのは大変でしたが、デジタルのアルバム形式になっているので簡単に検索・確認することが可能になりました。

「今後はバージョンの違う蔵衛門御用達同士での更なるデータの互換性を期待します」と語る今井勝彦氏。

--お話を伺っていると、電子化への移行は順調に進んでこられたようですが、何か苦労されたことなどあったのでしょうか？

上野：そうですね。最初のうちはお客様も電子媒体を認知していない、社内文化的にもアナログな手法を払拭できない、という状態でした。なかなか浸透しなかったのが現状です。
そこで、お客様や協力業者には『工事記録電子化についてのお願い』という冊子を提示し、可能な限りご理解をいただきながら電子化を進めてまいりました。

今井：当初、年配の監督者にはパソコンを利用すること自体に違和感を持っている者も多かったので、まずパソコンを利用して仕事をしてもらうことが第一歩でしたね。「蔵衛門御用達」を監督者に活用してもらうため、導入し始めの2年間は1回4時間程度、自前のテキストを用意して基本操作部分について講習会も開催しました。
また、エンジニアリング部に在籍し業務をアシストしている女性達にインストラクター的な役割を担ってもらいました。そのような環境があって個々が習熟していったのだと思います。
ベテラン監督者と若手をうまく組み合わせた世代構成も電子化が進んだ要因です。若い監督者はパソコンを躊躇なく使用していましたのでお互いに協力しながら監督者同士のやり取りで問題なく行えるようになっていきました。

--今後はどのようなご利用を考えていらっしゃいますか？

今井：これからの案件の電子化はもちろんですが、今までフィルムで管理していた工事情報も電子化を進めていきたいですね。少しずつですが、写真をスキャナーで取り込み「蔵衛門御用達」で管理できるように移行しているところです。

上野：以前と比べお客様の要件も変わってきています。補修工事を含めた運転管理が求められ、必然的に作業記録を写真で残して欲しいというご要望を多くいただきます。つまり「蔵衛門御用達」の活躍の場も増えているのです。
今後ますます、運転管理業務の中で写真管理が必要になっていくのではないかと考えています。

--ありがとうございました。